Pagamento de boletos: como otimizar a gestão em pequenas empresas

Manter o controle financeiro da sua empresa, incluindo o pagamento de boletos em dia, é fundamental para manter as portas abertas. Afinal, a saúde das suas finanças é o motor que sustenta a engrenagem de qualquer negócio.

Sabemos que o pequeno empreendedor precisa otimizar a gestão da empresa, pois não é fácil administrar o pagamento de vários boletos no mês — o que gera um alto volume de informação.

Por isso, neste post, vamos contar para você quais são as boas práticas da gestão de contas a pagar em micro e pequenas empresas eficientes. Confira!

Registre todas as contas da empresa

Garanta que todas as contas da empresa sejam devidamente registradas. Para isso, procure usar a tecnologia a seu favor, utilizando um sistema de gestão financeira. Ao mapear todos os compromissos que a empresa precisa pagar, detalhando a data de vencimento e o valor de cada fatura, você evitará gastar dinheiro em vão com o pagamento de juros desnecessários devido ao atraso na quitação do boleto.

Outra vantagem de unificar as informações financeiras em um só lugar é que a sua gestão será bem mais eficiente. Você levará menos tempo para cuidar dessa função e minimizará qualquer tipo de erro.

Uma dica importante é não deixar nenhuma despesa de fora desse controle, nem mesmo aquelas que tenham um valor baixo. Cada centavo conta quando o assunto é controle financeiro empresarial.

Além disso, para ter um controle mais rigoroso de suas contas a pagar, esse registro deve ser dividido por categorias. Assim, será mais fácil analisar os gastos da sua empresa para saber de que maneira seus recursos estão sendo despendidos.

Crie centros de custos

Criar centros de custos é uma forma eficaz de controle dos pagamentos e recebimentos do seu negócio. Essa divisão pode ser feita de diversas formas: utilizando os setores, as filiais ou qualquer outro critério que seja apropriado para seu negócio, tais como:

  • logística;
  • comercial;
  • administração;
  • produção;
  • marketing.

Desse modo, será viável analisar os custos de sua pessoa jurídica, identificando quais centros de custos estão diminuindo ou aumentando as despesas. Com isso, você avaliará quais são os departamentos que precisam traçar estratégias de redução de gastos.

Cobre os inadimplentes

Com todos os seus pagamentos e recebimentos devidamente registrados, você possuirá todos os dados que precisa para fazer a cobrança da sua lista de inadimplentes. Lembre-se de que, para fazer o pagamento dos seus boletos em dia, é necessário que seus clientes quitem as dívidas com você. Assim, entrará dinheiro em caixa para arcar com as despesas.

Só não se esqueça de que existem boas práticas de cobrança que devem ser seguidas. Ao entrar em contato com o devedor, seja educado e cortês. Muitas vezes seu cliente apenas se esqueceu do prazo de vencimento.

Logo, é importante ter tranquilidade e cordialidade durante a conversa, pedindo um endereço de e-mail para reenviar o boleto. Depois, registre toda a interação no sistema, para caso seja preciso tomar alguma ação mais enérgica no futuro.

Tenha uma reserva financeira

Sempre existe a possibilidade de surgir alguma despesa inesperada e isso pode comprometer o controle das finanças do seu negócio. A partir de então, você pode precisar fazer retiradas que não estavam programadas, o que criará um desequilíbrio no saldo do seu caixa.

Por essa razão, tenha sempre uma reserva financeira. Isso reduzirá o risco de abalar a saúde financeira da sua empresa, tornando mais fácil o controle das contas a pagar e receber.

Recomendamos que você forme um fundo de reserva juntando um pouco de dinheiro mensalmente. O melhor a fazer é estabelecer um percentual do seu lucro a ser guardado para essa finalidade e ter comprometimento em realmente separar esse valor mês a mês.

Para otimizar a sua reserva financeira, direcione esse dinheiro para algum tipo de investimento que tenha liquidez diária, ou seja, que possa ser resgatado facilmente caso você precise desses recursos. Dessa maneira, você evitará que seu dinheiro perca valor, pois ganhará com a rentabilidade da aplicação.

Acompanhe constantemente seu fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental para a saúde financeira de qualquer negócio. Apesar disso, é surpreendente como muitos empreendedores não prestam a devida atenção a ele. Para não ser um desses administradores displicentes, nosso conselho é monitorar o seu fluxo de caixa dentro de um curto intervalo de tempo.

Mesmo que a sua empresa seja pequena, saber exatamente como andam as finanças é a chave para manter as portas abertas ou fechadas. A boa notícia é que essa tarefa não demandará muito tempo do gestor que realiza um controle adequado das contas a pagar e receber.

Por isso, mais uma vez, aconselhamos você a investir em algum tipo de tecnologia que te permita gerar relatórios e fazer o acompanhamento dos resultados do seu negócio em tempo real.

Faça uso de um software de gestão

Como já mencionamos, usar um software de gestão facilitará muito a sua tarefa de gerenciar as receitas e despesas da sua empresa. Existem diversas opções no mercado para todas as necessidades e bolsos, com diferentes recursos para auxiliar o monitoramento das movimentações financeiras do seu negócio.

Conheça algumas funções que um sistema de gestão financeira possui:

  • consultar as informações em tempo real;
  • automatizar os cálculos;
  • lançar e baixar valores de maneira simples;
  • gerar relatórios com poucos cliques;
  • personalizar os procedimentos das contas a pagar e a receber.

Realizar esses processos com o uso de um software de gestão faz com que o empreendedor tenha agilidade no controle financeiro da empresa. Com isso, é possível reduzir custos e imprecisões. Além do mais, o administrador também conseguirá gerenciar com mais competência a sua taxa de inadimplência.

Ressaltamos que um bom gestor jamais deve subestimar qualquer detalhe quando o assunto é contas a pagar e receber, pois tudo faz diferença no seu caixa. Por essa razão, quando você decide investir no uso de tecnologia para administrar o seu negócio, o retorno desse investimento é imediato.

Uma pequena empresa costuma ter uma equipe enxuta para realizar muitas tarefas. Por isso, não é estratégico fazer com que seu time perca muito tempo na organização e pagamento de todas as contas.

Que tal melhorar essa dinâmica e não ter mais que lidar de forma manual com o pagamento de boletos? Isso é mais simples do que você imagina! Uma solução como o da Tilix possibilita a administração de boletos de forma rápida e segura, centralizando-os em um único lugar.

Facilite sua gestão de boletos agora mesmo. Entre em contato conosco para fazer um teste grátis por 30 dias!