Confira as 5 melhores práticas de gestão de boletos para empresas!

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A gestão de boletos é uma atividade que merece toda atenção dos tomadores de decisão de uma empresa. Afinal de contas, manter as portas abertas ou fechadas depende, em grande parte, da qualidade e eficiência do controle financeiro da organização.

Por isso, vamos apresentar para você as melhores práticas de gestão de boletos para empresas. Assim, você poderá executar a administração desses títulos de maneira eficiente, garantindo a expansão e continuidade do seu negócio.

1. Mantenha um controle de vencimentos

Realizar o mapeamento de todos os compromissos financeiros empresariais é primordial para que os colaboradores responsáveis pelo setor não se percam diante de um alto volume de informações. Elaborar uma lista é uma opção intuitiva e prática para que todos possam visualizar as contas, de modo a ter um panorama dos pagamentos que precisam ser feitos.

Muitas organizações acabam se perdendo nas datas de pagamento dos seus boletos, deixando de quitar os títulos por causa do simples fato de não realizar o registro das suas obrigações financeiras. Por isso, é fundamental possuir um controle rígido de cada compromisso que foi assumido pela instituição com seus fornecedores. Assim, fica muito mais fácil evitar atrasos nos pagamentos, protegendo a empresa de situações desconfortáveis com seus parceiros comerciais.

2. Faça a programação dos recebimentos de boletos

Não são só as contas a pagar que precisam de um controle eficiente. As contas a receber também devem entrar nesse acompanhamento diário, evitando que o índice de inadimplência seja alto, o que prejudica gravemente o capital de giro de qualquer companhia. Uma boa plataforma pode fazer o trabalho de emitir de maneira automática seus boletos, sendo a melhor solução para que o gestor consiga realizar o controle adequado dos pagamentos, estabelecendo estratégias eficazes para reduzir o inadimplemento.

É importante ter acesso a relatórios que traçam os perfis dos clientes, permitindo que ações de prevenção sejam implementadas com o objetivo de diminuir o número de devedores.

3. Arquive todos os boletos e comprovantes de pagamento

Desorganização e financeiro são duas palavras que, definitivamente, não combinam. Sabemos que nem sempre é fácil organizar contas, notas fiscais não podem habitar o mesmo espaço. Muitas vezes é difícil manter a organização de todas as contas, notas fiscais, boletos de cobrança e comprovantes de pagamento. Contudo, é imprescindível que o gestor encontre uma maneira de arquivar adequadamente esses documentos, para que o empreendimento não corra riscos de ter problemas futuros, seja com o fisco, com seus clientes ou colaboradores.

Além do mais, a perda de um documento fiscal pode gerar uma grande dor de cabeça, principalmente quando a empresa passa por alguma auditoria interna, sem conseguir apresentar as comprovações que precisa para mostrar que o seu balanço é fidedigno. Isso pode, inclusive, resultar em multas e penalidades.

Portanto, não subestime a importância de guardar todos os boletos e seus respectivos comprovantes de pagamento. Essa é uma tarefa que precisa ser levada muito a sério por qualquer negócio, seja ele pequeno ou grande. Lembre-se de que o avanço tecnológico trouxe soluções eficientes para ajudar esse processo a ser mais rápido e confiável, pois você precisa se certificar que o risco de perder esses arquivos é o mínimo possível.

4. Conte com a tecnologia para automatizar o processo

Toda empresa busca a otimização do tempo nas suas tarefas, a redução de custos operacionais e o aumento da produtividade. Isto posto, é claro que a geração manual de boletos já não existe em muitos negócios. Considerando o lado do cliente, o recebimento de um boleto pelos Correios ou a necessidade de retirar o título no local da compra é como uma prática feita em tempos distantes dos atuais, sendo motivo para muitos consumidores desistirem de suas compras.

A boa notícia é que, seja qual for o porte da sua empresa, você pode utilizar a tecnologia a seu favor e ter acesso a uma plataforma de gestão de boletos que faça a automação e controle desses processos. Hoje em dia, essa é uma prática primordial para todo administrador, pois os ganhos em eficiência e produtividade são grandes.

Mais um ótimo benefício que as empresas que adotam sistemas de automação de boletos usufruem é a redução dos erros ao realizar esse procedimento. A emissão de boletos manual implica em um alto índice de enganos nos campos de preenchimento, como valor e data de vencimento. A partir do momento em que esses dados são cadastrados em uma plataforma digital, a ação é feita com mais agilidade e eficácia.

Com isso, a direção consegue tirar maior proveito das potencialidades dos seus funcionários em atividades estratégicas, que trazem valor agregado à organização e realmente necessitam de intervenção humana, por exemplo, o relacionamento com o cliente. Bons gestores apostam em pessoas para que tarefas complexas sejam desenvolvidas, deixando para os aplicativos o que pode ser feito por eles.

5. Padronize uma conta bancária para os pagamentos

Sua empresa pode ter conta aberta em diferentes bancos, mas nossa dica é que, sempre que possível, o dinheiro que será usado para o pagamento dos boletos seja centralizado em uma conta só. Ao fazer isso, o gestor consegue eliminar a necessidade de ter várias senhas e acessos, o que economiza seu tempo.

Outra vantagem que a padronização de uma única conta bancária para os pagamentos traz é maior segurança, diminuindo a possibilidade da quitação de um título ser prejudicada pelo bloqueio de uma senha, por exemplo. Além disso, é muito mais simples controlar o saldo da conta e fazer o monitoramento dos pagamentos a serem efetivados.

A instituição que não se preocupa em implantar bons processos para controle de contas a pagar e a receber deixa de conhecer os custos reais da sua operação. A consequência são falhas na atividade de precificar os produtos ou serviços oferecidos aos clientes, no planejamento dos pagamentos recorrentes e também nas projeções financeiras da empresa.

Assim sendo, procure contar com uma ferramenta para gestão de boletos, como a Tilix, para otimizar esse processo dentro da sua empresa. Conheça as funcionalidades desse app e faça um teste gratuito por 30 dias.