Como reduzir o extravio de boletos na sua empresa?

Compartilhar no facebook
Compartilhar no google
Compartilhar no twitter
Compartilhar no linkedin

O extravio de boletos na empresa causa diversos problemas, como o pagamento de multas e juros por atraso, além de possíveis indisposições com os fornecedores do produto ou serviço. Mas, atualmente, o desenvolvimento da tecnologia oferece possibilidades para que o empreendedor não tenha que passar por esse tipo de situação.

Afinal, deixar de pagar boletos na data certa também prejudica o fluxo de caixa da empresa, impactando negativamente a saúde financeira do seu negócio. Leia este post e conheça algumas formas de reduzir o extravio de boletos no seu negócio.

Conheça algumas dicas para evitar o extravio de boletos

Algumas situações do cenário externo não podem ser controladas pela empresa, apesar de causarem impactos significativos no seu planejamento estratégico e nos resultados organizacionais, como crises econômicas. Por isso, um bom empreendedor sempre está bem preparado para controlar os acontecimentos que são possíveis.

Isso inclui uma gestão financeira organizada, disciplinada e que faz uso da tecnologia a seu favor para evitar erros e retrabalhos, reduzindo custos e prejuízos para o caixa da empresa.

Quando o assunto é o pagamento ou recebimento de boletos bancários, fazer essa tarefa manualmente significa perda de dinheiro, de tempo e de produtividade. Isso quando o título não é extraviado, causando diversas dores de cabeça à instituição.

Para que isso não aconteça no seu empreendimento, conheça 3 dicas importantes.

1. Opte por boletos eletrônicos

Imagine se chegar a data de vencimento do boleto e um profissional da sua equipe descobrir que, apesar de o serviço ter sido prestado ou de o produto ter sido entregue ao cliente, o título não foi recebido por ele.

Não dá para saber se o documento estava junto com a nota fiscal, se o erro foi interno do seu time de não ter mandado esse boleto ou se ele foi extraviado durante o transporte. O que sabemos é que, muito provavelmente, você não receberá o pagamento no prazo previsto. Esse tipo de acontecimento impacta diretamente o bom andamento do seu fluxo de caixa, pois a entrada que estava programada não acontece no dia certo.

O mais aconselhável a fazer para evitar essas e outras situações é optar pelo boleto eletrônico, colocando um fim nos boletos impressos. Ao usar esses títulos digitais, você diminui as despesas com impressão e otimiza a eficiência da administração das contas a receber e a pagar. Assim, não haverá surpresas ao fechar o mês. Outra vantagem é garantir a rastreabilidade de cada um dos títulos que a empresa emitiu.

Com a economia ainda dando sinais de recuperação lentos, um empresário deve estar atento à taxa de inadimplência do seu negócio. Ao emitir boletos eletrônicos, fica muito mais fácil controlar a carteira de cobrança com agilidade e segurança.

2. Mantenha um bom sistema de gestão de boletos

Administrar uma empresa não é uma atividade fácil, não importa qual o tamanho ou o setor de atuação dela. O empreendedor tem que dividir a sua atenção com vários aspectos, sempre procurando ser eficiente, oferecendo a máxima qualidade nos seus produtos e serviços.

A partir do momento em que esse gestor procura uma ferramenta tecnológica para ajudar nestes processos, fica muito mais fácil conseguir alcançar bons resultados empresariais. Um sistema de emissão e gerenciamento de pagamentos é imprescindível para uma boa gestão financeira.

E isso serve para empresas de qualquer porte, inclusive para as que ainda são pequenas e até mesmo para profissionais autônomos, que não possuem empregados para cuidarem do acompanhamento dos boletos.

Procure uma plataforma para gestão de boletos bancários que tenha uma interface intuitiva, acessível a todos e que ajude na organização financeira do seu negócio ao gerenciar esses títulos com agilidade e cuidado.

3. Automatize a gestão dos boletos

Se a sua empresa recebe muitos boletos de cobrança, isso significa que essas informações precisam ser bem organizadas para que nada seja perdido. Afinal de contas, o extravio de boletos causará atraso no pagamento, o que acarreta em cobrança de multas e juros, além de uma possível indisposição com o fornecedor, gerando impactos negativos para a imagem da firma.

A automação da gestão de boletos é a escolha perfeita para esse cenário. Ao economizar tempo de seus colaboradores com tarefas que podem ser feitas por um aplicativo, você tem a possibilidade de deslocá-los para atividades mais estratégicas, evitando que eles tenham que lidar com burocracias desnecessárias.

Ao automatizar o gerenciamento dos seus boletos empresariais, você diminui o risco de erros nesse processo, trabalhos repetitivos e, como consequência, elimina a baixa produtividade do seu time por completo.

Saiba como escolher o melhor modelo para um bom controle de boletos

Agora, vamos te contar algumas dicas simples e eficientes para que você possa escolher a melhor plataforma digital de controle de boletos.

Entenda as necessidades da sua empresa

Antes de qualquer coisa, você precisa conhecer quais são as reais necessidades, dificuldades e oportunidades para melhorar a sua gestão financeira.

Um erro bastante comum quando um empresário vai contratar um aplicativo para controlar seus boletos é pensar que qualquer escolha será boa para sua organização, sem analisar o que a sua empresa necessita especificamente. Fechar negócio com a plataforma digital errada é prejuízo para o seu caixa.

Conheça as funções da plataforma

Saber quais são as funções das plataformas que você está analisando é uma etapa importante, depois que você estudou o que o seu negócio precisa. Para não deixar nenhum pagamento em aberto, você deve buscar uma ferramenta que ofereça, por exemplo, notificações de vencimento, sincronização automática de boletos e filtros personalizados para ajudar a gestão desses títulos.

Analise a relação custo X benefício

A partir do momento que você já entendeu o que sua empresa precisa e já analisou as funcionalidades do aplicativo que pretende usar, é hora de constatar se essa plataforma digital realmente vai gerar vantagens para o seu empreendimento, de modo a compensar o custo que você terá com ela.

Um bom custo x benefício é aquele que proporciona redução das despesas com a folha de pagamento, pois você precisará de menos funcionários para fazer atividades de controle financeiro.

Com essa leitura, você agora é capaz de saber como reduzir o extravio de boletos na empresa usando a tecnologia a seu favor. Inclusive um pequeno empreendedor consegue controlar os pagamentos do seu negócio de forma organizada e eficiente, usando a plataforma digital correta.

Que tal testar um ferramenta fácil e intuitiva por 30 dias gratuitos e deixar as finanças da sua empresa devidamente organizadas? Acesse o site da Tilix e comece agora mesmo!