Como reduzir o extravio de boletos na sua empresa?

O extravio de boletos na empresa causa diversos problemas, como o pagamento de multas e juros por atraso, além de possíveis indisposições com os fornecedores do produto ou serviço. Mas, atualmente, o desenvolvimento da tecnologia oferece possibilidades para que o empreendedor não tenha que passar por esse tipo de situação.

Afinal, deixar de pagar boletos na data certa também prejudica o fluxo de caixa da empresa, impactando negativamente a saúde financeira do seu negócio. Leia este post e conheça algumas formas de reduzir o extravio de boletos no seu negócio.

Conheça algumas dicas para evitar o extravio de boletos

Algumas situações do cenário externo não podem ser controladas pela empresa, apesar de causarem impactos significativos no seu planejamento estratégico e nos resultados organizacionais, como crises econômicas. Por isso, um bom empreendedor sempre está bem preparado para controlar os acontecimentos que são possíveis.

Isso inclui uma gestão financeira organizada, disciplinada e que faz uso da tecnologia a seu favor para evitar erros e retrabalhos, reduzindo custos e prejuízos para o caixa da empresa.

Quando o assunto é o pagamento ou recebimento de boletos bancários, fazer essa tarefa manualmente significa perda de dinheiro, de tempo e de produtividade. Isso quando o título não é extraviado, causando diversas dores de cabeça à instituição.

Para que isso não aconteça no seu empreendimento, conheça 3 dicas importantes.

1. Opte por boletos eletrônicos

Imagine se chegar a data de vencimento do boleto e um profissional da sua equipe descobrir que, apesar de o serviço ter sido prestado ou de o produto ter sido entregue ao cliente, o título não foi recebido por ele.

Não dá para saber se o documento estava junto com a nota fiscal, se o erro foi interno do seu time de não ter mandado esse boleto ou se ele foi extraviado durante o transporte. O que sabemos é que, muito provavelmente, você não receberá o pagamento no prazo previsto. Esse tipo de acontecimento impacta diretamente o bom andamento do seu fluxo de caixa, pois a entrada que estava programada não acontece no dia certo.

O mais aconselhável a fazer para evitar essas e outras situações é optar pelo boleto eletrônico, colocando um fim nos boletos impressos. Ao usar esses títulos digitais, você diminui as despesas com impressão e otimiza a eficiência da administração das contas a receber e a pagar. Assim, não haverá surpresas ao fechar o mês. Outra vantagem é garantir a rastreabilidade de cada um dos títulos que a empresa emitiu.

Com a economia ainda dando sinais de recuperação lentos, um empresário deve estar atento à taxa de inadimplência do seu negócio. Ao emitir boletos eletrônicos, fica muito mais fácil controlar a carteira de cobrança com agilidade e segurança.

2. Mantenha um bom sistema de gestão de boletos

Administrar uma empresa não é uma atividade fácil, não importa qual o tamanho ou o setor de atuação dela. O empreendedor tem que dividir a sua atenção com vários aspectos, sempre procurando ser eficiente, oferecendo a máxima qualidade nos seus produtos e serviços.

A partir do momento em que esse gestor procura uma ferramenta tecnológica para ajudar nestes processos, fica muito mais fácil conseguir alcançar bons resultados empresariais. Um sistema de emissão e gerenciamento de pagamentos é imprescindível para uma boa gestão financeira.

E isso serve para empresas de qualquer porte, inclusive para as que ainda são pequenas e até mesmo para profissionais autônomos, que não possuem empregados para cuidarem do acompanhamento dos boletos.

Procure uma plataforma para gestão de boletos bancários que tenha uma interface intuitiva, acessível a todos e que ajude na organização financeira do seu negócio ao gerenciar esses títulos com agilidade e cuidado.

3. Automatize a gestão dos boletos

Se a sua empresa recebe muitos boletos de cobrança, isso significa que essas informações precisam ser bem organizadas para que nada seja perdido. Afinal de contas, o extravio de boletos causará atraso no pagamento, o que acarreta em cobrança de multas e juros, além de uma possível indisposição com o fornecedor, gerando impactos negativos para a imagem da firma.

A automação da gestão de boletos é a escolha perfeita para esse cenário. Ao economizar tempo de seus colaboradores com tarefas que podem ser feitas por um aplicativo, você tem a possibilidade de deslocá-los para atividades mais estratégicas, evitando que eles tenham que lidar com burocracias desnecessárias.

Ao automatizar o gerenciamento dos seus boletos empresariais, você diminui o risco de erros nesse processo, trabalhos repetitivos e, como consequência, elimina a baixa produtividade do seu time por completo.

Saiba como escolher o melhor modelo para um bom controle de boletos

Agora, vamos te contar algumas dicas simples e eficientes para que você possa escolher a melhor plataforma digital de controle de boletos.

Entenda as necessidades da sua empresa

Antes de qualquer coisa, você precisa conhecer quais são as reais necessidades, dificuldades e oportunidades para melhorar a sua gestão financeira.

Um erro bastante comum quando um empresário vai contratar um aplicativo para controlar seus boletos é pensar que qualquer escolha será boa para sua organização, sem analisar o que a sua empresa necessita especificamente. Fechar negócio com a plataforma digital errada é prejuízo para o seu caixa.

Conheça as funções da plataforma

Saber quais são as funções das plataformas que você está analisando é uma etapa importante, depois que você estudou o que o seu negócio precisa. Para não deixar nenhum pagamento em aberto, você deve buscar uma ferramenta que ofereça, por exemplo, notificações de vencimento, sincronização automática de boletos e filtros personalizados para ajudar a gestão desses títulos.

Analise a relação custo X benefício

A partir do momento que você já entendeu o que sua empresa precisa e já analisou as funcionalidades do aplicativo que pretende usar, é hora de constatar se essa plataforma digital realmente vai gerar vantagens para o seu empreendimento, de modo a compensar o custo que você terá com ela.

Um bom custo x benefício é aquele que proporciona redução das despesas com a folha de pagamento, pois você precisará de menos funcionários para fazer atividades de controle financeiro.

Com essa leitura, você agora é capaz de saber como reduzir o extravio de boletos na empresa usando a tecnologia a seu favor. Inclusive um pequeno empreendedor consegue controlar os pagamentos do seu negócio de forma organizada e eficiente, usando a plataforma digital correta.

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Controle de boletos: como fazer por meio do uso de ferramenta inteligente

O boleto bancário é uma das formas de pagamento mais usadas pelos brasileiros. Isso porque o título traz benefícios para quem o escolhe, pois sua quitação pode ser feita em qualquer lugar. Então, visto que as empresas recebem muitos pagamentos dessa modalidade, é fundamental pensar em como fazer o controle de boletos.

Afinal, o estabelecimento que não organiza eficientemente seus recebimentos via boleto pode estar perdendo dinheiro tanto com o controle da inadimplência, quanto com a perda de tempo dos colaboradores, que gastam mais horas do que deveriam com essa tarefa, e ainda correndo o risco de cometerem erros.

Neste post, vamos mostrar para você como controlar de forma competente e eficiente os boletos bancários do seu negócio. Confira!

Qual a importância de organizar o controle de boletos?

Para realizar o gerenciamento eficiente dos boletos, é imprescindível que o empreendedor preste muita atenção na data de vencimento desses títulos gerados pela sua empresa. Isso permitirá que ele avalie antecipadamente qual o tipo de estratégia a ser tomada para lembrar seus clientes do dia do pagamento, evitando que eles se esqueçam de quitar o boleto e passem a fazer parte da lista de inadimplência desse negócio.

Algumas atitudes simples já ajudam muito na otimização do controle das finanças da firma. Além do mais, quando existe um controle efetivo do prazo de vencimento de cada boleto, o gestor consegue diminuir os custos envolvidos com pagamentos atrasados, já que pode entrar em contato com os consumidores, a fim de sugerir uma renegociação amigável, reduzindo taxas de juros e multas que incidem sobre a duplicata.

A gestão dos vencimentos é primordial para manter a taxa de inadimplência da empresa baixa e também para saber exatamente quais são os clientes que estão com pagamentos em aberto. Esteja certo de que, na maioria das vezes, o seu cliente acaba se esquecendo do dia em que o boleto deve ser pago.

Por essa razão, fazer uso de uma plataforma que automatiza a gestão de boletos é a solução ideal para muitos administradores de pequenas empresas, que possuem um quadro de funcionários enxuto.

Fazer o controle de boletos corretamente possibilita uma gestão mais competente do fluxo de caixa do negócio, para que sejam mapeadas as entradas de receitas futuras. Assim, o empreendedor tem informações de qualidade para tomar as melhores decisões para o seu estabelecimento, podendo planejar seus investimentos e a expansão do seu negócio. Ou seja, se você não conta com nenhum aplicativo para fazer a gestão dos seus boletos, está perdendo tempo e dinheiro.

Quais as vantagens em usar a tecnologia para a gestão de boletos?

Toda empresa está sempre em busca da otimização do tempo realizado, para que as tarefas inerentes à operação do empreendimento sejam concluídas, uma vez que isso impacta diretamente na redução de custos e no aumento da produtividade. Isto posto, é claro que empreendedores bem informados e atentos às possibilidades que a tecnologia atual oferece já não fazem esse tipo de atividade manualmente.

E é justamente esse avanço tecnológico que facilita o acesso de empresas de todo tamanho às plataformas eficientes e fáceis de serem usadas para o controle de boletos. Não importa se você é uma instituição de grande porte ou um microempreendedor individual; com certeza pode ter acesso a um aplicativo que mudará a dinâmica de gerenciar boletos no seu negócio e lhe trará maiores benefícios.

Uma das maiores vantagens que sua empresa ganha ao implementar uma plataforma de gestão de boletos é a redução de erros envolvidos nessa atividade. Ao fazer isso manualmente, é muito frequente a ocorram enganos relacionados ao valor do título e à data de vencimento. A partir do momento em que a emissão e o recebimento dos boletos estão integrados com uma plataforma de gestão, os dados ficam automaticamente cadastrados corretamente, agilizando todo o processo.

Como fazer o controle de boletos com a Tilix Work?

O controle de boletos feito pela plataforma da Tilix integra todos os títulos recebidos pela pessoa jurídica dentro de um ambiente web, que oferece fácil acesso e uma visualização muito simples.

Dessa maneira, o empreendedor consegue tirar melhor proveito do potencial dos seus funcionários, que poderão investir o seu tempo em tarefas que agregam valor ao negócio e que precisam de capital humano para ser realizadas, como o desenvolvimento de um planejamento estratégico e a melhoria do serviço de atendimento ao cliente.

A plataforma da Tilix controla todos os títulos bancários recebidos por e-mail, economizando o tempo de quem faria essa atividade. Conheça mais algumas funcionalidades importantes do aplicativo da Tilix a seguir:

  • sincronização automática de boletos: você pode sincronizar várias contas de e-mail que recebem boletos bancários emitidos para a sua empresa;
  • aviso de vencimento e anexo de comprovantes: você recebe alertas por e-mail e pelo seu navegador;
  • cópia do código de barras: função para copiar facilmente os códigos de barras, evitando perder tempo com a digitação desses números;
  • filtros práticos: a plataforma disponibiliza filtros personalizados para ajudar no gerenciamento dos boletos;
  • economia de tempo: você só precisa pedir que os emissores dos boletos enviem os títulos por e-mail;
  • economia de dinheiro: pare de gastar dinheiro com o pagamento de multas e juros desnecessários por causa do esquecimento das datas de vencimento dos seus boletos.

Com essa leitura, mostramos para você como fazer o controle de altos volumes de boletos que chegam à sua caixa de e-mail de forma eficiente e produtiva. Ao utilizar uma ferramenta que lhe permite uma visão global de todos os boletos a vencer, atrasados e já pagos em uma só tela, você evitará atrasar pagamentos, economizará com multas e juros desnecessários e simplificará muito a sua vida e a vida da sua equipe.

Quer mudar a maneira com que o seu negócio faz o controle de boletos? Então, comece agora mesmo a usar a melhor plataforma de gestão de boletos bancários do mercado. Acesse o site da Tilix para testar esse aplicativo gratuitamente por 30 dias.

Pagamento de boletos: como otimizar a gestão em pequenas empresas

Manter o controle financeiro da sua empresa, incluindo o pagamento de boletos em dia, é fundamental para manter as portas abertas. Afinal, a saúde das suas finanças é o motor que sustenta a engrenagem de qualquer negócio.

Sabemos que o pequeno empreendedor precisa otimizar a gestão da empresa, pois não é fácil administrar o pagamento de vários boletos no mês — o que gera um alto volume de informação.

Por isso, neste post, vamos contar para você quais são as boas práticas da gestão de contas a pagar em micro e pequenas empresas eficientes. Confira!

Registre todas as contas da empresa

Garanta que todas as contas da empresa sejam devidamente registradas. Para isso, procure usar a tecnologia a seu favor, utilizando um sistema de gestão financeira. Ao mapear todos os compromissos que a empresa precisa pagar, detalhando a data de vencimento e o valor de cada fatura, você evitará gastar dinheiro em vão com o pagamento de juros desnecessários devido ao atraso na quitação do boleto.

Outra vantagem de unificar as informações financeiras em um só lugar é que a sua gestão será bem mais eficiente. Você levará menos tempo para cuidar dessa função e minimizará qualquer tipo de erro.

Uma dica importante é não deixar nenhuma despesa de fora desse controle, nem mesmo aquelas que tenham um valor baixo. Cada centavo conta quando o assunto é controle financeiro empresarial.

Além disso, para ter um controle mais rigoroso de suas contas a pagar, esse registro deve ser dividido por categorias. Assim, será mais fácil analisar os gastos da sua empresa para saber de que maneira seus recursos estão sendo despendidos.

Crie centros de custos

Criar centros de custos é uma forma eficaz de controle dos pagamentos e recebimentos do seu negócio. Essa divisão pode ser feita de diversas formas: utilizando os setores, as filiais ou qualquer outro critério que seja apropriado para seu negócio, tais como:

  • logística;
  • comercial;
  • administração;
  • produção;
  • marketing.

Desse modo, será viável analisar os custos de sua pessoa jurídica, identificando quais centros de custos estão diminuindo ou aumentando as despesas. Com isso, você avaliará quais são os departamentos que precisam traçar estratégias de redução de gastos.

Cobre os inadimplentes

Com todos os seus pagamentos e recebimentos devidamente registrados, você possuirá todos os dados que precisa para fazer a cobrança da sua lista de inadimplentes. Lembre-se de que, para fazer o pagamento dos seus boletos em dia, é necessário que seus clientes quitem as dívidas com você. Assim, entrará dinheiro em caixa para arcar com as despesas.

Só não se esqueça de que existem boas práticas de cobrança que devem ser seguidas. Ao entrar em contato com o devedor, seja educado e cortês. Muitas vezes seu cliente apenas se esqueceu do prazo de vencimento.

Logo, é importante ter tranquilidade e cordialidade durante a conversa, pedindo um endereço de e-mail para reenviar o boleto. Depois, registre toda a interação no sistema, para caso seja preciso tomar alguma ação mais enérgica no futuro.

Tenha uma reserva financeira

Sempre existe a possibilidade de surgir alguma despesa inesperada e isso pode comprometer o controle das finanças do seu negócio. A partir de então, você pode precisar fazer retiradas que não estavam programadas, o que criará um desequilíbrio no saldo do seu caixa.

Por essa razão, tenha sempre uma reserva financeira. Isso reduzirá o risco de abalar a saúde financeira da sua empresa, tornando mais fácil o controle das contas a pagar e receber.

Recomendamos que você forme um fundo de reserva juntando um pouco de dinheiro mensalmente. O melhor a fazer é estabelecer um percentual do seu lucro a ser guardado para essa finalidade e ter comprometimento em realmente separar esse valor mês a mês.

Para otimizar a sua reserva financeira, direcione esse dinheiro para algum tipo de investimento que tenha liquidez diária, ou seja, que possa ser resgatado facilmente caso você precise desses recursos. Dessa maneira, você evitará que seu dinheiro perca valor, pois ganhará com a rentabilidade da aplicação.

Acompanhe constantemente seu fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental para a saúde financeira de qualquer negócio. Apesar disso, é surpreendente como muitos empreendedores não prestam a devida atenção a ele. Para não ser um desses administradores displicentes, nosso conselho é monitorar o seu fluxo de caixa dentro de um curto intervalo de tempo.

Mesmo que a sua empresa seja pequena, saber exatamente como andam as finanças é a chave para manter as portas abertas ou fechadas. A boa notícia é que essa tarefa não demandará muito tempo do gestor que realiza um controle adequado das contas a pagar e receber.

Por isso, mais uma vez, aconselhamos você a investir em algum tipo de tecnologia que te permita gerar relatórios e fazer o acompanhamento dos resultados do seu negócio em tempo real.

Faça uso de um software de gestão

Como já mencionamos, usar um software de gestão facilitará muito a sua tarefa de gerenciar as receitas e despesas da sua empresa. Existem diversas opções no mercado para todas as necessidades e bolsos, com diferentes recursos para auxiliar o monitoramento das movimentações financeiras do seu negócio.

Conheça algumas funções que um sistema de gestão financeira possui:

  • consultar as informações em tempo real;
  • automatizar os cálculos;
  • lançar e baixar valores de maneira simples;
  • gerar relatórios com poucos cliques;
  • personalizar os procedimentos das contas a pagar e a receber.

Realizar esses processos com o uso de um software de gestão faz com que o empreendedor tenha agilidade no controle financeiro da empresa. Com isso, é possível reduzir custos e imprecisões. Além do mais, o administrador também conseguirá gerenciar com mais competência a sua taxa de inadimplência.

Ressaltamos que um bom gestor jamais deve subestimar qualquer detalhe quando o assunto é contas a pagar e receber, pois tudo faz diferença no seu caixa. Por essa razão, quando você decide investir no uso de tecnologia para administrar o seu negócio, o retorno desse investimento é imediato.

Uma pequena empresa costuma ter uma equipe enxuta para realizar muitas tarefas. Por isso, não é estratégico fazer com que seu time perca muito tempo na organização e pagamento de todas as contas.

Que tal melhorar essa dinâmica e não ter mais que lidar de forma manual com o pagamento de boletos? Isso é mais simples do que você imagina! Uma solução como o da Tilix possibilita a administração de boletos de forma rápida e segura, centralizando-os em um único lugar.

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