Entenda o impacto da transformação digital nas empresas

A partir do momento em que a tecnologia se desenvolveu no ambiente corporativo, ela ainda era tida como uma atividade restrita ao departamento de TI. Passado algum tempo, ela foi sendo incorporada nas áreas de RH, comunicação e marketing, até impactar de forma positiva, principalmente, o setor financeiro. Para esse fenômeno corporativo, damos o nome de transformação digital nas empresas.

Vários donos de negócios ainda imaginam que esse deve ser um esforço somente da TI ou algo relacionado apenas aos processos comerciais ou de relacionamento com o cliente. Mas, a transformação digital é muito mais do que isso, pois ela muda completamente de patamar as tomadas de decisão e a gestão financeira de uma empresa, otimizando recursos e minimizando riscos.

Leia este post para entender melhor qual é o impacto que esse evento trouxe para o mundo dos negócios.

O panorama geral da transformação digital nas empresas

Uma empresa que não usa a tecnologia a seu favor fica para trás no seu mercado de atuação. Esse tipo de empreendimento sempre terá seus concorrentes obtendo melhores resultados. Isso porque a transformação digital reestruturou as organizações, potencializando os negócios.

A instituição que conhece os avanços tecnológicos e investe neles, se reinventando digitalmente ao acompanhar essas mudanças, é capaz de otimizar seus processos, ganhando produtividade. Além do mais, a tecnologia também permite que a relação da empresa com os seus públicos de interesse seja estreitada, melhorando a percepção da sua imagem no mercado.

A transformação digital passa por investimentos em infraestrutura, como sistemas e equipamentos, além do desenvolvimento de um plano estratégico e de profissionais capacitados a trabalharem nessas mudanças. Vale lembrar que qualquer empresa, de qualquer ramo e porte, pode ser impactada positivamente, colhendo benefícios com a implantação da transformação digital em suas operações.

Os principais impactos da tecnologia no setor financeiro

Nos dias de hoje, todo o mundo está atravessando uma transformação digital forte e consistente. E esse fenômeno não vai parar em breve. Na realidade, quando o assunto é tecnologia, não podemos estabelecer um ponto de chegada, pois sempre existe um jeito de ir além, fazendo novas descobertas e adotando hábitos digitais que facilitam a rotina da organização e geram mais lucro.

No setor financeiro, essa premissa também é verdadeira. Existem muitas ferramentas que ajudam os gestores a administrarem com eficiência as finanças corporativas. A automação de tarefas operacionais, como pagamentos e recebimentos de boletos, ou mesmo emissão de notas fiscais, trouxe economia de tempo e aumento de produtividade para a área financeira.

Muitos executivos ainda têm medo de empregar as tecnologias provenientes da transformação digital no departamento financeiro de suas empresas, mesmo que isso represente a potencialização dos processos e otimização da saúde financeira do negócio. Mas esse é um grande erro, visto que os avanços tecnológicos são grandes aliados ao transformarem os procedimentos organizacionais, de maneira a ajudar a execução da gestão financeira, alavancando a estratégia da instituição.

As tecnologias voltadas para a gestão de recursos financeiros é capaz de estabelecer uma conexão entre cada um dos setores empresariais, informatizando os dados e automatizando atividades. Além do mais, esse tipo de tecnologia faz a centralização das informações financeiras em apenas um lugar, tornando mais fácil a gestão das finanças, a partir do momento em que permite que trabalhos rotineiros sejam executados com mais rapidez, simplicidade e sem dor de cabeça.

O gestor financeiro deve dispor de dados reais e confiáveis de tudo o que entra e sai da conta da empresa. Assim, ele conseguirá tomar decisões mais acertadas para o crescimento sustentável da organização. Todavia, o controle manual desse tipo de informação não tem o potencial de garantir a segurança de dados corretos e verdadeiros para qualquer tipo de tomada de decisão. Já a tecnologia elimina a possibilidade de erros.

Os benefícios da transformação digital para os negócios

Agora, chegou a hora de você conhecer quais são as vantagens que a transformação digital nas empresas oferece ao negócio como um todo, já que seu principal objetivo é cooperar para expansão do empreendimento. Veja!

Redução de custos

O uso da tecnologia digital na otimização da infraestrutura organizacional proporciona redução de custos por transação e aumento nas vendas. Isso porque a partir do momento em que o lucro aumenta, cada vez mais decisões podem ser tomadas visando a eficácia dos processos, gerando aumento na qualidade do relacionamento com o cliente.

Diminuição do retrabalho e aumento da produtividade

As atividades digitais econômicas com foco no cliente precisam ter um fluxo de trabalho simplificado, acabando com a sobrecarga e duplicidade de tarefas em plataformas antigas ou em procedimentos manuais.

Trabalho otimizado

As soluções digitais combinam informações contábeis e financeiras, para que todos os dados conversem entre si. Dessa maneira, a mão de obra especializada da sua empresa terá mais tempo livre para funções estratégicas.

Capacidade de mensurar

Uma grande vantagem da transformação digital nas empresas é poder obter métricas e examinar os dados angariados do sistema para análise do desempenho financeiro da organização. Isso faz com que o gestor tenha uma visão global e realista de como está a saúde financeira do negócio.

Mais agilidade

Quando a empresa conta com uma plataforma digital rápida e de fácil acesso, ela consegue se adequar com muito mais rapidez às tendências e demandas do seu setor de atuação e dos seus públicos de interesse.

Vantagem competitiva

A tecnologia é uma grande vantagem competitiva para qualquer organização, pois o negócio está mais preparado para ofertar inovação e melhores produtos ou serviços aos seus clientes. Uma empresa que usa a tecnologia a seu favor tende a sempre estar à frente da concorrência.

Colaboração entre departamentos

É normal as pessoas terem medo de mudanças. Isso acontece tanto com profissionais experientes quanto com quem ainda está começando a carreira. Porém, a adoção de novas tecnologias é fundamental para criar oportunidades de proporcionar a convergência da força de trabalho. Para tanto, é primordial que a liderança seja incentivadora da troca de ideias e conhecimento.

Como você pode ler neste post, a transformação digital nas empresas resulta na simplificação de processos, aumento da eficiência, da produtividade, além de diminuir a ocorrência de erros relacionados às informações financeiras de um negócio. Com isso, fica muito mais fácil fazer a organização crescer e prosperar.

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Como reduzir o extravio de boletos na sua empresa?

O extravio de boletos na empresa causa diversos problemas, como o pagamento de multas e juros por atraso, além de possíveis indisposições com os fornecedores do produto ou serviço. Mas, atualmente, o desenvolvimento da tecnologia oferece possibilidades para que o empreendedor não tenha que passar por esse tipo de situação.

Afinal, deixar de pagar boletos na data certa também prejudica o fluxo de caixa da empresa, impactando negativamente a saúde financeira do seu negócio. Leia este post e conheça algumas formas de reduzir o extravio de boletos no seu negócio.

Conheça algumas dicas para evitar o extravio de boletos

Algumas situações do cenário externo não podem ser controladas pela empresa, apesar de causarem impactos significativos no seu planejamento estratégico e nos resultados organizacionais, como crises econômicas. Por isso, um bom empreendedor sempre está bem preparado para controlar os acontecimentos que são possíveis.

Isso inclui uma gestão financeira organizada, disciplinada e que faz uso da tecnologia a seu favor para evitar erros e retrabalhos, reduzindo custos e prejuízos para o caixa da empresa.

Quando o assunto é o pagamento ou recebimento de boletos bancários, fazer essa tarefa manualmente significa perda de dinheiro, de tempo e de produtividade. Isso quando o título não é extraviado, causando diversas dores de cabeça à instituição.

Para que isso não aconteça no seu empreendimento, conheça 3 dicas importantes.

1. Opte por boletos eletrônicos

Imagine se chegar a data de vencimento do boleto e um profissional da sua equipe descobrir que, apesar de o serviço ter sido prestado ou de o produto ter sido entregue ao cliente, o título não foi recebido por ele.

Não dá para saber se o documento estava junto com a nota fiscal, se o erro foi interno do seu time de não ter mandado esse boleto ou se ele foi extraviado durante o transporte. O que sabemos é que, muito provavelmente, você não receberá o pagamento no prazo previsto. Esse tipo de acontecimento impacta diretamente o bom andamento do seu fluxo de caixa, pois a entrada que estava programada não acontece no dia certo.

O mais aconselhável a fazer para evitar essas e outras situações é optar pelo boleto eletrônico, colocando um fim nos boletos impressos. Ao usar esses títulos digitais, você diminui as despesas com impressão e otimiza a eficiência da administração das contas a receber e a pagar. Assim, não haverá surpresas ao fechar o mês. Outra vantagem é garantir a rastreabilidade de cada um dos títulos que a empresa emitiu.

Com a economia ainda dando sinais de recuperação lentos, um empresário deve estar atento à taxa de inadimplência do seu negócio. Ao emitir boletos eletrônicos, fica muito mais fácil controlar a carteira de cobrança com agilidade e segurança.

2. Mantenha um bom sistema de gestão de boletos

Administrar uma empresa não é uma atividade fácil, não importa qual o tamanho ou o setor de atuação dela. O empreendedor tem que dividir a sua atenção com vários aspectos, sempre procurando ser eficiente, oferecendo a máxima qualidade nos seus produtos e serviços.

A partir do momento em que esse gestor procura uma ferramenta tecnológica para ajudar nestes processos, fica muito mais fácil conseguir alcançar bons resultados empresariais. Um sistema de emissão e gerenciamento de pagamentos é imprescindível para uma boa gestão financeira.

E isso serve para empresas de qualquer porte, inclusive para as que ainda são pequenas e até mesmo para profissionais autônomos, que não possuem empregados para cuidarem do acompanhamento dos boletos.

Procure uma plataforma para gestão de boletos bancários que tenha uma interface intuitiva, acessível a todos e que ajude na organização financeira do seu negócio ao gerenciar esses títulos com agilidade e cuidado.

3. Automatize a gestão dos boletos

Se a sua empresa recebe muitos boletos de cobrança, isso significa que essas informações precisam ser bem organizadas para que nada seja perdido. Afinal de contas, o extravio de boletos causará atraso no pagamento, o que acarreta em cobrança de multas e juros, além de uma possível indisposição com o fornecedor, gerando impactos negativos para a imagem da firma.

A automação da gestão de boletos é a escolha perfeita para esse cenário. Ao economizar tempo de seus colaboradores com tarefas que podem ser feitas por um aplicativo, você tem a possibilidade de deslocá-los para atividades mais estratégicas, evitando que eles tenham que lidar com burocracias desnecessárias.

Ao automatizar o gerenciamento dos seus boletos empresariais, você diminui o risco de erros nesse processo, trabalhos repetitivos e, como consequência, elimina a baixa produtividade do seu time por completo.

Saiba como escolher o melhor modelo para um bom controle de boletos

Agora, vamos te contar algumas dicas simples e eficientes para que você possa escolher a melhor plataforma digital de controle de boletos.

Entenda as necessidades da sua empresa

Antes de qualquer coisa, você precisa conhecer quais são as reais necessidades, dificuldades e oportunidades para melhorar a sua gestão financeira.

Um erro bastante comum quando um empresário vai contratar um aplicativo para controlar seus boletos é pensar que qualquer escolha será boa para sua organização, sem analisar o que a sua empresa necessita especificamente. Fechar negócio com a plataforma digital errada é prejuízo para o seu caixa.

Conheça as funções da plataforma

Saber quais são as funções das plataformas que você está analisando é uma etapa importante, depois que você estudou o que o seu negócio precisa. Para não deixar nenhum pagamento em aberto, você deve buscar uma ferramenta que ofereça, por exemplo, notificações de vencimento, sincronização automática de boletos e filtros personalizados para ajudar a gestão desses títulos.

Analise a relação custo X benefício

A partir do momento que você já entendeu o que sua empresa precisa e já analisou as funcionalidades do aplicativo que pretende usar, é hora de constatar se essa plataforma digital realmente vai gerar vantagens para o seu empreendimento, de modo a compensar o custo que você terá com ela.

Um bom custo x benefício é aquele que proporciona redução das despesas com a folha de pagamento, pois você precisará de menos funcionários para fazer atividades de controle financeiro.

Com essa leitura, você agora é capaz de saber como reduzir o extravio de boletos na empresa usando a tecnologia a seu favor. Inclusive um pequeno empreendedor consegue controlar os pagamentos do seu negócio de forma organizada e eficiente, usando a plataforma digital correta.

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5 indicadores de gestão financeira que você precisa acompanhar

Uma empresa só consegue apresentar crescimento sustentável quando sabe realizar a análise dos seus resultados operacionais. A compreensão dos demonstrativos financeiros do negócio é fundamental para a avaliação da performance corporativa, e o acompanhamento adequado precisa ser embasado em indicadores de gestão financeira.

Esses indicadores facilitam o entendimento do cenário da organização. Assim, o gestor é capaz de desenvolver um planejamento estratégico com ações certeiras para otimizar os resultados. Afinal de contas, uma empresa sem dinheiro para investir e cumprir com suas obrigações financeiras não tem como crescer.

Leia este post para conhecer os 5 principais indicadores de gestão financeira empresarial e entenda de que forma eles ajudam a performance do seu negócio.

1. Custos fixos e custos variáveis

Os custos fixos são os gastos contínuos da firma, ou seja, os que precisam necessariamente ser considerados no ano. O melhor jeito de categorizar uma empresa como custo fixo é buscar analisar se esse sofre uma grande variação ou não conforme a demanda produtiva. Por exemplo: uma loja de bolos paga o mesmo valor de aluguel do imóvel, independentemente se produzir 10 ou 100 bolos por mês. Então, o aluguel é um custo fixo.

Os custos variáveis oscilam na proporção das atividades produtivas do negócio. Isto é, o valor de um custo variável depende diretamente da demanda. Por exemplo, a loja de bolo vai gastar mais farinha quanto mais bolos forem produzidos. Portanto, o empresário precisa saber quais são os custos fixos e variáveis da sua empresa, a fim de entender qual deve ser a produção do seu negócio para que essas despesas sejam cobertas, obtendo lucro.

2. Margem bruta

A margem bruta mostra o ganho da organização com a venda de um produto ou serviço, descontados os gastos de produção e comercialização. O cálculo desse indicador de gestão financeira é obtido com a seguinte fórmula:

Margem Bruta = (Receita – Deduções – Custos Diretos Variáveis) x 100

3. Margem líquida

A margem líquida é responsável por revelar o que sobrou da quantia vendida deduzidos todos os custos, inclusive o imposto de renda. Essa margem aponta o lucro líquido empresarial para cada unidade vendida pelo negócio. Você deve calcular a margem líquida dividindo o lucro líquido pelas vendas e, então, multiplicando o resultado por 100.

4. Ponto de equilíbrio

O ponto de equilíbrio expõe o valor de faturamento a ser alcançado para que as contas empresariais fiquem equilibradas. Podemos dizer que esse indicador seria o “empate financeiro”, quando as entradas e saídas do caixa são iguais.

Ele é imprescindível para o gestor encontrar a estabilidade financeira do seu estabelecimento. Portanto, se você perceber que está muito longe do ponto de equilíbrio do seu negócio, pare e analise o que está errado na sua capacidade produtiva. Depois, tome atitudes para mudar esse cenário.

Para calcular esse indicador, divida os custos fixos pela margem de contribuição.

5. Liquidez corrente

Aponta os valores que o empreendimento receberá em contrapartida ao que deve ser pago em um determinado intervalo de tempo. O ideal é que a liquidez corrente seja sempre maior do que 1. Quando o resultado fica abaixo disso, estamos falando de uma empresa endividada, que pode não conseguir arcar com as suas obrigações.

A fórmula da liquidez corrente é:

Liquidez corrente = ativo circulante / passivo circulante.

Analisar os indicadores de gestão financeira é crucial para que o empreendedor possa administrar os recursos do seu negócio adequadamente. Esse estudo não deve ser feito separadamente, pois todos indicadores estão relacionados uns com os outros. Ao estudá-los em conjunto, você conseguirá ser um gestor muito mais eficiente.

Agora, continue a sua leitura com esse post: Confira as 5 melhores práticas de gestão de boletos para empresas!