Confira as 5 melhores práticas de gestão de boletos para empresas!

A gestão de boletos é uma atividade que merece toda atenção dos tomadores de decisão de uma empresa. Afinal de contas, manter as portas abertas ou fechadas depende, em grande parte, da qualidade e eficiência do controle financeiro da organização.

Por isso, vamos apresentar para você as melhores práticas de gestão de boletos para empresas. Assim, você poderá executar a administração desses títulos de maneira eficiente, garantindo a expansão e continuidade do seu negócio.

1. Mantenha um controle de vencimentos

Realizar o mapeamento de todos os compromissos financeiros empresariais é primordial para que os colaboradores responsáveis pelo setor não se percam diante de um alto volume de informações. Elaborar uma lista é uma opção intuitiva e prática para que todos possam visualizar as contas, de modo a ter um panorama dos pagamentos que precisam ser feitos.

Muitas organizações acabam se perdendo nas datas de pagamento dos seus boletos, deixando de quitar os títulos por causa do simples fato de não realizar o registro das suas obrigações financeiras. Por isso, é fundamental possuir um controle rígido de cada compromisso que foi assumido pela instituição com seus fornecedores. Assim, fica muito mais fácil evitar atrasos nos pagamentos, protegendo a empresa de situações desconfortáveis com seus parceiros comerciais.

2. Faça a programação dos recebimentos de boletos

Não são só as contas a pagar que precisam de um controle eficiente. As contas a receber também devem entrar nesse acompanhamento diário, evitando que o índice de inadimplência seja alto, o que prejudica gravemente o capital de giro de qualquer companhia. Uma boa plataforma pode fazer o trabalho de emitir de maneira automática seus boletos, sendo a melhor solução para que o gestor consiga realizar o controle adequado dos pagamentos, estabelecendo estratégias eficazes para reduzir o inadimplemento.

É importante ter acesso a relatórios que traçam os perfis dos clientes, permitindo que ações de prevenção sejam implementadas com o objetivo de diminuir o número de devedores.

3. Arquive todos os boletos e comprovantes de pagamento

Desorganização e financeiro são duas palavras que, definitivamente, não combinam. Sabemos que nem sempre é fácil organizar contas, notas fiscais não podem habitar o mesmo espaço. Muitas vezes é difícil manter a organização de todas as contas, notas fiscais, boletos de cobrança e comprovantes de pagamento. Contudo, é imprescindível que o gestor encontre uma maneira de arquivar adequadamente esses documentos, para que o empreendimento não corra riscos de ter problemas futuros, seja com o fisco, com seus clientes ou colaboradores.

Além do mais, a perda de um documento fiscal pode gerar uma grande dor de cabeça, principalmente quando a empresa passa por alguma auditoria interna, sem conseguir apresentar as comprovações que precisa para mostrar que o seu balanço é fidedigno. Isso pode, inclusive, resultar em multas e penalidades.

Portanto, não subestime a importância de guardar todos os boletos e seus respectivos comprovantes de pagamento. Essa é uma tarefa que precisa ser levada muito a sério por qualquer negócio, seja ele pequeno ou grande. Lembre-se de que o avanço tecnológico trouxe soluções eficientes para ajudar esse processo a ser mais rápido e confiável, pois você precisa se certificar que o risco de perder esses arquivos é o mínimo possível.

4. Conte com a tecnologia para automatizar o processo

Toda empresa busca a otimização do tempo nas suas tarefas, a redução de custos operacionais e o aumento da produtividade. Isto posto, é claro que a geração manual de boletos já não existe em muitos negócios. Considerando o lado do cliente, o recebimento de um boleto pelos Correios ou a necessidade de retirar o título no local da compra é como uma prática feita em tempos distantes dos atuais, sendo motivo para muitos consumidores desistirem de suas compras.

A boa notícia é que, seja qual for o porte da sua empresa, você pode utilizar a tecnologia a seu favor e ter acesso a uma plataforma de gestão de boletos que faça a automação e controle desses processos. Hoje em dia, essa é uma prática primordial para todo administrador, pois os ganhos em eficiência e produtividade são grandes.

Mais um ótimo benefício que as empresas que adotam sistemas de automação de boletos usufruem é a redução dos erros ao realizar esse procedimento. A emissão de boletos manual implica em um alto índice de enganos nos campos de preenchimento, como valor e data de vencimento. A partir do momento em que esses dados são cadastrados em uma plataforma digital, a ação é feita com mais agilidade e eficácia.

Com isso, a direção consegue tirar maior proveito das potencialidades dos seus funcionários em atividades estratégicas, que trazem valor agregado à organização e realmente necessitam de intervenção humana, por exemplo, o relacionamento com o cliente. Bons gestores apostam em pessoas para que tarefas complexas sejam desenvolvidas, deixando para os aplicativos o que pode ser feito por eles.

5. Padronize uma conta bancária para os pagamentos

Sua empresa pode ter conta aberta em diferentes bancos, mas nossa dica é que, sempre que possível, o dinheiro que será usado para o pagamento dos boletos seja centralizado em uma conta só. Ao fazer isso, o gestor consegue eliminar a necessidade de ter várias senhas e acessos, o que economiza seu tempo.

Outra vantagem que a padronização de uma única conta bancária para os pagamentos traz é maior segurança, diminuindo a possibilidade da quitação de um título ser prejudicada pelo bloqueio de uma senha, por exemplo. Além disso, é muito mais simples controlar o saldo da conta e fazer o monitoramento dos pagamentos a serem efetivados.

A instituição que não se preocupa em implantar bons processos para controle de contas a pagar e a receber deixa de conhecer os custos reais da sua operação. A consequência são falhas na atividade de precificar os produtos ou serviços oferecidos aos clientes, no planejamento dos pagamentos recorrentes e também nas projeções financeiras da empresa.

Assim sendo, procure contar com uma ferramenta para gestão de boletos, como a Tilix, para otimizar esse processo dentro da sua empresa. Conheça as funcionalidades desse app e faça um teste gratuito por 30 dias. 

Controle de boletos: como fazer por meio do uso de ferramenta inteligente

O boleto bancário é uma das formas de pagamento mais usadas pelos brasileiros. Isso porque o título traz benefícios para quem o escolhe, pois sua quitação pode ser feita em qualquer lugar. Então, visto que as empresas recebem muitos pagamentos dessa modalidade, é fundamental pensar em como fazer o controle de boletos.

Afinal, o estabelecimento que não organiza eficientemente seus recebimentos via boleto pode estar perdendo dinheiro tanto com o controle da inadimplência, quanto com a perda de tempo dos colaboradores, que gastam mais horas do que deveriam com essa tarefa, e ainda correndo o risco de cometerem erros.

Neste post, vamos mostrar para você como controlar de forma competente e eficiente os boletos bancários do seu negócio. Confira!

Qual a importância de organizar o controle de boletos?

Para realizar o gerenciamento eficiente dos boletos, é imprescindível que o empreendedor preste muita atenção na data de vencimento desses títulos gerados pela sua empresa. Isso permitirá que ele avalie antecipadamente qual o tipo de estratégia a ser tomada para lembrar seus clientes do dia do pagamento, evitando que eles se esqueçam de quitar o boleto e passem a fazer parte da lista de inadimplência desse negócio.

Algumas atitudes simples já ajudam muito na otimização do controle das finanças da firma. Além do mais, quando existe um controle efetivo do prazo de vencimento de cada boleto, o gestor consegue diminuir os custos envolvidos com pagamentos atrasados, já que pode entrar em contato com os consumidores, a fim de sugerir uma renegociação amigável, reduzindo taxas de juros e multas que incidem sobre a duplicata.

A gestão dos vencimentos é primordial para manter a taxa de inadimplência da empresa baixa e também para saber exatamente quais são os clientes que estão com pagamentos em aberto. Esteja certo de que, na maioria das vezes, o seu cliente acaba se esquecendo do dia em que o boleto deve ser pago.

Por essa razão, fazer uso de uma plataforma que automatiza a gestão de boletos é a solução ideal para muitos administradores de pequenas empresas, que possuem um quadro de funcionários enxuto.

Fazer o controle de boletos corretamente possibilita uma gestão mais competente do fluxo de caixa do negócio, para que sejam mapeadas as entradas de receitas futuras. Assim, o empreendedor tem informações de qualidade para tomar as melhores decisões para o seu estabelecimento, podendo planejar seus investimentos e a expansão do seu negócio. Ou seja, se você não conta com nenhum aplicativo para fazer a gestão dos seus boletos, está perdendo tempo e dinheiro.

Quais as vantagens em usar a tecnologia para a gestão de boletos?

Toda empresa está sempre em busca da otimização do tempo realizado, para que as tarefas inerentes à operação do empreendimento sejam concluídas, uma vez que isso impacta diretamente na redução de custos e no aumento da produtividade. Isto posto, é claro que empreendedores bem informados e atentos às possibilidades que a tecnologia atual oferece já não fazem esse tipo de atividade manualmente.

E é justamente esse avanço tecnológico que facilita o acesso de empresas de todo tamanho às plataformas eficientes e fáceis de serem usadas para o controle de boletos. Não importa se você é uma instituição de grande porte ou um microempreendedor individual; com certeza pode ter acesso a um aplicativo que mudará a dinâmica de gerenciar boletos no seu negócio e lhe trará maiores benefícios.

Uma das maiores vantagens que sua empresa ganha ao implementar uma plataforma de gestão de boletos é a redução de erros envolvidos nessa atividade. Ao fazer isso manualmente, é muito frequente a ocorram enganos relacionados ao valor do título e à data de vencimento. A partir do momento em que a emissão e o recebimento dos boletos estão integrados com uma plataforma de gestão, os dados ficam automaticamente cadastrados corretamente, agilizando todo o processo.

Como fazer o controle de boletos com a Tilix Work?

O controle de boletos feito pela plataforma da Tilix integra todos os títulos recebidos pela pessoa jurídica dentro de um ambiente web, que oferece fácil acesso e uma visualização muito simples.

Dessa maneira, o empreendedor consegue tirar melhor proveito do potencial dos seus funcionários, que poderão investir o seu tempo em tarefas que agregam valor ao negócio e que precisam de capital humano para ser realizadas, como o desenvolvimento de um planejamento estratégico e a melhoria do serviço de atendimento ao cliente.

A plataforma da Tilix controla todos os títulos bancários recebidos por e-mail, economizando o tempo de quem faria essa atividade. Conheça mais algumas funcionalidades importantes do aplicativo da Tilix a seguir:

  • sincronização automática de boletos: você pode sincronizar várias contas de e-mail que recebem boletos bancários emitidos para a sua empresa;
  • aviso de vencimento e anexo de comprovantes: você recebe alertas por e-mail e pelo seu navegador;
  • cópia do código de barras: função para copiar facilmente os códigos de barras, evitando perder tempo com a digitação desses números;
  • filtros práticos: a plataforma disponibiliza filtros personalizados para ajudar no gerenciamento dos boletos;
  • economia de tempo: você só precisa pedir que os emissores dos boletos enviem os títulos por e-mail;
  • economia de dinheiro: pare de gastar dinheiro com o pagamento de multas e juros desnecessários por causa do esquecimento das datas de vencimento dos seus boletos.

Com essa leitura, mostramos para você como fazer o controle de altos volumes de boletos que chegam à sua caixa de e-mail de forma eficiente e produtiva. Ao utilizar uma ferramenta que lhe permite uma visão global de todos os boletos a vencer, atrasados e já pagos em uma só tela, você evitará atrasar pagamentos, economizará com multas e juros desnecessários e simplificará muito a sua vida e a vida da sua equipe.

Quer mudar a maneira com que o seu negócio faz o controle de boletos? Então, comece agora mesmo a usar a melhor plataforma de gestão de boletos bancários do mercado. Acesse o site da Tilix para testar esse aplicativo gratuitamente por 30 dias.