Como ser mais produtivo: 5 dicas práticas para o seu dia a dia

Todos nós possuímos a mesma quantidade de tempo todos os dias, não é mesmo? 24 horas, 1440 minutos, 86400 segundos para dar conta das demandas pessoais, profissionais e sociais. Mas algumas pessoas conseguem produzir muito mais, enquanto outras lidam com a procrastinação, atrasos e uma lista crescente de coisas a fazer.

Se você faz parte do segundo grupo, com certeza já desejou descobrir como ser mais produtivo. Afinal, nem sempre estar ocupado se traduz em produtividade. Além disso, é preciso equilíbrio para conciliar nossas expectativas e necessidades, e encontrar tempo para as coisas mais importantes em nossa vida.

Por isso, se você quer aprender como ser mais produtivo e realizar mais durante o seu dia, confira algumas dicas simples que podem fazer uma grande diferença em sua rotina:

Como ser mais produtivo

1. Use a agenda em seu favor

Existem várias estratégias eficientes para organizar o calendário e não perder compromissos ou esquecer tarefas importantes. Algumas pessoas preferem criar listas de atividades diárias; outras conseguem lidar melhor com suas tarefas planejando semanal ou mensalmente; uns não abrem mão da agenda física, e outros preferem a praticidade do celular. Descubra o que funciona para você!

2. Defina prioridades

É comum que as pessoas comecem o dia de forma produtiva e eficiente, mas terminem com a sensação de que não fizeram nada. Isso acontece porque as tarefas e atividades não param de chegar, e tentar resolver tudo no mesmo dia gera frustração e ansiedade. Por isso, defina duas ou três prioridades por dia e encaixe as demais demandas no tempo disponível.

3. Siga o princípio 80/20

O princípio de Pareto é um dos maiores aliados de quem precisa aprender como ser mais produtivo. Também conhecido como regra do 80/20, ele diz que 80% dos resultados são consequência de 20% dos esforços. Assim, uma pequena porcentagem de suas tarefas é responsável pela maior parte de seu sucesso. Para ser mais produtivo, basta identificar quais são essas tarefas e investir sua energia nelas.

4. Aprenda a delegar

Dividir a carga de trabalho e pedir ajuda quando é necessário são hábitos recorrentes das pessoas produtivas. Algumas responsabilidades podem ser assumidas por amigos, familiares e colaboradores com mais tempo disponível ou habilidades que facilitam sua execução. Além disso, é possível simplificar a rotina automatizando tarefas, tanto em casa quanto no trabalho, utilizando aplicativos de resposta automática de e-mails, pagamento de contas e gestão financeira, por exemplo.

5. Equilibre obrigações e tempo livre

Se o objetivo é aumentar a produtividade, basta incluir o máximo possível de tarefas na agenda, certo? Errado! É importante respeitar os limites (do corpo e da mente), se alimentar bem, separar tempo para o descanso adequado e cuidar da saúde. Para encontrar o equilíbrio, não basta se dedicar a ser mais produtivo; é fundamental cultivar os relacionamentos, descobrir hobbies e reservar tempo para relaxar da rotina.

É preciso lembrar que não existe um único caminho para aumentar a produtividade e aprender a fazer mais em menos tempo. Por isso, é preciso encontrar o que funciona para cada pessoa no que se refere a como ser mais produtivo, e aproveitar o tempo para realizar projetos pessoais e profissionais sem se descuidar da saúde, da família e dos amigos.

E você, já descobriu como ser mais produtivo? Para continuar recebendo nossas dicas e não perder nenhum conteúdo, siga-nos nas redes sociais: estamos no Instagram, no Facebook e no LinkedIn!

Entenda a importância de fazer uma boa gestão de fornecedores

Estar atento à qualidade da gestão de fornecedores é fundamental para garantir que a operação e a imagem da sua empresa estejam de acordo com as suas expectativas. Trata-se de uma tarefa estratégica, principalmente nos tempos atuais, quando o consumidor procura ter informações não só de quem está comprando, mas também de toda a sua cadeia produtiva.

Por isso, essa leitura tem como objetivo guiar você pelos principais passos para fazer a gestão de fornecedores do seu negócio de forma correta, principalmente se você possui um alto volume de fornecedores. Falaremos sobre o conceito de gestão de fornecedores, as vantagens para sua empresa e, por fim, daremos dicas simples e eficientes de como realizar essa tarefa de uma maneira eficiente. Informe-se!

O que é a gestão de fornecedores?

Uma empresa só funciona bem quando a sua operação está alinhada com a gestão correta de todos que estão, de alguma forma, envolvidos no processo de produção dos produtos ou prestação dos serviços aos clientes. Dentro desse cenário, gerir adequadamente a sua rede de fornecedores é essencial. Com isso, você garantirá que os fluxos de trabalho que abrangem esses parceiros transcorram da forma correta. Há algum tempo, a gestão de fornecedores era uma prática, muitas vezes, deixada de lado nas empresas, por ser considerada pouco importante.

Mas, a história agora é outra. Hoje em dia, investir na administração desses fornecedores está entre as ações tidas como estratégias em qualquer organização. A razão da mudança de mentalidade é muito simples: os gestores constataram que fazer esse gerenciamento da maneira certa faz com que o seu negócio ofereça aos seus clientes o melhor produto ou serviço com uma relação de custo x benefício altamente satisfatória.

Portanto, podemos afirmar que a cadeia de suprimentos, também conhecida pelo termo em inglês supply chain, tem o propósito de gerir diversos fluxos, desde as informações, até os bens, finanças e serviços, por exemplo, gerenciando o relacionamento entre a organização e os seus fornecedores. O objetivo final é sempre conseguir auxiliar na busca pelas metas traçadas pela instituição.

Por que gerir a cadeia produtiva é importante?

Fazer o trabalho de gerenciamento de fornecedores requer investimento de tempo e muita organização para reunir as informações necessárias e realizar essa tarefa com excelência. Mas, podemos afirmar para você que o retorno faz tudo valer a pena. Administrar corretamente sua cadeia produtiva proporcionará à sua empresa resultados melhores, pois a partir do momento que você consegue atuar acertadamente na redução de despesas, o aumento da rentabilidade vem na sequência.

Controlar os gastos é uma tarefa muito mais simples e eficiente quando toda gama de fornecedores é gerida adequadamente. Você poderá economizar no custo dos seus produtos ao pesquisar valores no mercado, por exemplo. Uma dica importante é, sempre que possível, optar por contratar fornecedores que estejam sediados nas proximidades da sua empresa.

Essa é uma boa maneira de diminuir os custos com a logística de transporte, o que impactará diretamente no valor do seu contrato de fornecimento. Quando você tem sua supply chain toda alinhada em termos de valores e qualidade, sua produção ou prestação de serviços ganhará mais agilidade. Com isso, todo mundo sai ganhando: sua empresa e o seu consumidor.

Seu negócio fica mais competitivo, ganha mais credibilidade no mercado e o seu cliente fica mais satisfeito. Só não se esqueça de que, para isso acontecer, você deverá adotar algumas boas práticas fundamentais na gestão dos fornecedores.

Dicas de como fazer uma boa gestão de fornecedores

Que tal passarmos para a parte prática da gestão de fornecedores? Abaixo, reunimos as 3 principais práticas que você deve adotar para realizar essa tarefa eficientemente. Confira!

Identifique os objetivos da empresa

Não importa qual posição você ocupa dentro da empresa, o seu papel como um bom profissional é agir sempre de acordo com os objetivos e metas organizacionais. Com base nessas premissas, você atuará na conquista das parcerias mais vantajosas. Ao fazer a gestão de fornecedores, você precisa fazer um planejamento que esteja em conformidade com as definições estabelecidas pelo corpo diretivo da companhia. Assim, as metas criadas serão viáveis e possíveis de serem atingidas.

Entenda os custos e valores envolvidos

Gerir os fornecedores de uma maneira adequada é uma tarefa para quem conhece o processo completo que engloba a cadeia de suprimentos da organização, incluindo informações sobre os custos e valores envolvidos. Dessa maneira, o gestor poderá optar pelo melhor fornecedor sem precisar ter como critério de escolha apenas o preço mais baixo. O ideal é que a seleção seja feita com base na empresa que forneça o melhor serviço ou os prazos de entrega mais adequados para a operação do contratante.

Afinal, qualquer serviço mal prestado pelo seu fornecedor, como um produto com defeito ou danificado, refletirá desfavoravelmente na imagem e credibilidade da sua marca perante os seus clientes. Você, com certeza, já ouviu que o barato pode sair caro. No caso da gestão de fornecedores, esse ditado não poderia ser mais pertinente.

Verifique as qualificações dos fornecedores

Antes de escolher seus fornecedores, você precisa analisar criteriosamente as qualificações de cada um deles. Esse tipo de sondagem possibilita que sejam identificadas as melhores oportunidades para a empresa com a agilidade que seu negócio precisa. Além do mais, avaliar constantemente a sua cadeia de suprimentos faz com que as estratégias e processos sejam sempre aperfeiçoados, beneficiando a todos. Acredite, essa é a melhor maneira de fazer com que os seus fornecedores sejam verdadeiros parceiros.

Esse tipo de parceria é essencial para a sua empresa inovar sempre. As vantagens abrangem melhorias na confiabilidade das entregas, preços mais competitivos e a excelência na qualidade dos produtos e serviços oferecidos ao seu público final. Para finalizar esse post sobre a importância de fazer uma boa gestão de fornecedores, temos uma última dica para dar: use a tecnologia a seu favor. A Tilix, por exemplo, é uma solução que otimizará o tempo da sua equipe para administrar os pagamentos de toda a sua cadeia produtiva.

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Pagamento de boletos: como otimizar a gestão em pequenas empresas

Manter o controle financeiro da sua empresa, incluindo o pagamento de boletos em dia, é fundamental para manter as portas abertas. Afinal, a saúde das suas finanças é o motor que sustenta a engrenagem de qualquer negócio.

Sabemos que o pequeno empreendedor precisa otimizar a gestão da empresa, pois não é fácil administrar o pagamento de vários boletos no mês — o que gera um alto volume de informação.

Por isso, neste post, vamos contar para você quais são as boas práticas da gestão de contas a pagar em micro e pequenas empresas eficientes. Confira!

Registre todas as contas da empresa

Garanta que todas as contas da empresa sejam devidamente registradas. Para isso, procure usar a tecnologia a seu favor, utilizando um sistema de gestão financeira. Ao mapear todos os compromissos que a empresa precisa pagar, detalhando a data de vencimento e o valor de cada fatura, você evitará gastar dinheiro em vão com o pagamento de juros desnecessários devido ao atraso na quitação do boleto.

Outra vantagem de unificar as informações financeiras em um só lugar é que a sua gestão será bem mais eficiente. Você levará menos tempo para cuidar dessa função e minimizará qualquer tipo de erro.

Uma dica importante é não deixar nenhuma despesa de fora desse controle, nem mesmo aquelas que tenham um valor baixo. Cada centavo conta quando o assunto é controle financeiro empresarial.

Além disso, para ter um controle mais rigoroso de suas contas a pagar, esse registro deve ser dividido por categorias. Assim, será mais fácil analisar os gastos da sua empresa para saber de que maneira seus recursos estão sendo despendidos.

Crie centros de custos

Criar centros de custos é uma forma eficaz de controle dos pagamentos e recebimentos do seu negócio. Essa divisão pode ser feita de diversas formas: utilizando os setores, as filiais ou qualquer outro critério que seja apropriado para seu negócio, tais como:

  • logística;
  • comercial;
  • administração;
  • produção;
  • marketing.

Desse modo, será viável analisar os custos de sua pessoa jurídica, identificando quais centros de custos estão diminuindo ou aumentando as despesas. Com isso, você avaliará quais são os departamentos que precisam traçar estratégias de redução de gastos.

Cobre os inadimplentes

Com todos os seus pagamentos e recebimentos devidamente registrados, você possuirá todos os dados que precisa para fazer a cobrança da sua lista de inadimplentes. Lembre-se de que, para fazer o pagamento dos seus boletos em dia, é necessário que seus clientes quitem as dívidas com você. Assim, entrará dinheiro em caixa para arcar com as despesas.

Só não se esqueça de que existem boas práticas de cobrança que devem ser seguidas. Ao entrar em contato com o devedor, seja educado e cortês. Muitas vezes seu cliente apenas se esqueceu do prazo de vencimento.

Logo, é importante ter tranquilidade e cordialidade durante a conversa, pedindo um endereço de e-mail para reenviar o boleto. Depois, registre toda a interação no sistema, para caso seja preciso tomar alguma ação mais enérgica no futuro.

Tenha uma reserva financeira

Sempre existe a possibilidade de surgir alguma despesa inesperada e isso pode comprometer o controle das finanças do seu negócio. A partir de então, você pode precisar fazer retiradas que não estavam programadas, o que criará um desequilíbrio no saldo do seu caixa.

Por essa razão, tenha sempre uma reserva financeira. Isso reduzirá o risco de abalar a saúde financeira da sua empresa, tornando mais fácil o controle das contas a pagar e receber.

Recomendamos que você forme um fundo de reserva juntando um pouco de dinheiro mensalmente. O melhor a fazer é estabelecer um percentual do seu lucro a ser guardado para essa finalidade e ter comprometimento em realmente separar esse valor mês a mês.

Para otimizar a sua reserva financeira, direcione esse dinheiro para algum tipo de investimento que tenha liquidez diária, ou seja, que possa ser resgatado facilmente caso você precise desses recursos. Dessa maneira, você evitará que seu dinheiro perca valor, pois ganhará com a rentabilidade da aplicação.

Acompanhe constantemente seu fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental para a saúde financeira de qualquer negócio. Apesar disso, é surpreendente como muitos empreendedores não prestam a devida atenção a ele. Para não ser um desses administradores displicentes, nosso conselho é monitorar o seu fluxo de caixa dentro de um curto intervalo de tempo.

Mesmo que a sua empresa seja pequena, saber exatamente como andam as finanças é a chave para manter as portas abertas ou fechadas. A boa notícia é que essa tarefa não demandará muito tempo do gestor que realiza um controle adequado das contas a pagar e receber.

Por isso, mais uma vez, aconselhamos você a investir em algum tipo de tecnologia que te permita gerar relatórios e fazer o acompanhamento dos resultados do seu negócio em tempo real.

Faça uso de um software de gestão

Como já mencionamos, usar um software de gestão facilitará muito a sua tarefa de gerenciar as receitas e despesas da sua empresa. Existem diversas opções no mercado para todas as necessidades e bolsos, com diferentes recursos para auxiliar o monitoramento das movimentações financeiras do seu negócio.

Conheça algumas funções que um sistema de gestão financeira possui:

  • consultar as informações em tempo real;
  • automatizar os cálculos;
  • lançar e baixar valores de maneira simples;
  • gerar relatórios com poucos cliques;
  • personalizar os procedimentos das contas a pagar e a receber.

Realizar esses processos com o uso de um software de gestão faz com que o empreendedor tenha agilidade no controle financeiro da empresa. Com isso, é possível reduzir custos e imprecisões. Além do mais, o administrador também conseguirá gerenciar com mais competência a sua taxa de inadimplência.

Ressaltamos que um bom gestor jamais deve subestimar qualquer detalhe quando o assunto é contas a pagar e receber, pois tudo faz diferença no seu caixa. Por essa razão, quando você decide investir no uso de tecnologia para administrar o seu negócio, o retorno desse investimento é imediato.

Uma pequena empresa costuma ter uma equipe enxuta para realizar muitas tarefas. Por isso, não é estratégico fazer com que seu time perca muito tempo na organização e pagamento de todas as contas.

Que tal melhorar essa dinâmica e não ter mais que lidar de forma manual com o pagamento de boletos? Isso é mais simples do que você imagina! Uma solução como o da Tilix possibilita a administração de boletos de forma rápida e segura, centralizando-os em um único lugar.

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